Dlaczego czystość w biurze wpływa na wydajność pracowników i jak o nią zadbać praktycznie bez wysiłku?

Czystość w miejscu pracy to nie tylko kwestia estetyki. To realny wpływ na samopoczucie, zdrowie i wydajność zarówno całego zespołu, jak i poszczególnych pracowników. W czasach, gdy coraz więcej mówi się o dobrostanie pracowników, nie można pominąć tak podstawowego aspektu, jak czystość biura. Dlaczego to takie istotne? Chociażby dlatego, że pracownicy spędzają w biurach – jeśli nie pracują zdalnie – ok. 40 godzin tygodniowo (a często nawet znacznie więcej). Jakie znaczenie dla nich ma w takim razie czyste stanowisko pracy? Jak zadbać o czystość bez obciążania zespołu dodatkowymi obowiązkami? Praktyczne wskazówki znajdziesz poniżej. Z tego artykułu dowiesz się:

• dlaczego czystość biura jest tak istotna,
• jak wysoki poziom higieny pracy (oraz samego biura) zmniejsza koszty dla pracodawcy,
• jak utrzymać czystość biura bez większego wysiłku,
• czy zarządzanie czystością w biurze musi być skomplikowane,
• czy warto inwestować w profesjonalne sprzątanie biur, a jeśli tak, to lepiej zatrudnić pracownika, który będzie odpowiadał za utrzymanie czystości czy zespół sprzątający z zewnętrznej firmy,
• jakie codzienne nawyki warto wprowadzić u swoich pracowników, by dbali o wysoki poziom czystość stanowiska pracy,
• jakie środki czyszczące wybrać do sprzątania powierzchni biurowych.

Czyste stanowisko pracy i uporządkowana przestrzeń biurowa – dlaczego to ma znaczenie?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak czystość biura wpływa na Twoje samopoczucie? Badania (m.in. te, które przeprowadziła psycholożka Sherrie Bourg Carter) pokazują, że bałagan podnosi poziom stresu, nawet jeśli nie zdajemy sobie z tego sprawy. Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ mózg rejestruje wszystko, co dzieje się dookoła. Chociaż teoretycznie nie zwracamy uwagi na bałagan, mózg wkłada mnóstwo wysiłku w to, by go... ignorować. A przez to trudniej mu się skupić na innych zadaniach, chociażby na pracy.

Czystość biurowa – wpływ utrzymania miejsca pracy w dobrej organizacji na pracowników

Za to czyste biuro bezpośrednio przekłada się na:

• lepsze skupienie (mózg nie musi skupiać się na ignorowaniu nadmiernych bodźców, więc więcej energii przeznacza na skupienie się na właśnie wykonywanym zadaniu – pod warunkiem, że sami nie rozpraszamy się np. wchodząc na serwisy informacyjne czy do mediów społecznościowych),
• mniejszy poziom stresu (stres wynika nie tylko z wykonywanej przez nas pracy czy obowiązków prywatnych, ale także z nadmiaru bodźców, zarówno tych wzrokowych, jak i słuchowych),
• lepsze zdrowie pracowników (czystość stanowiska pracy sprawia, że pracownik mniej choruje. Dlaczego? Po pierwsze dlatego, że mózg – a zarazem cały człowiek – mniej się męczy. Jeśli pracownik jest ciągle przemęczony, przebodźcowany i zestresowany – spada jego odporność, a przez to szybciej łapie infekcje),
• większe zadowolenie z pracy i dobre samopoczucie pracowników (ładne, zadbane biuro, w którym panuje wysoki poziom organizacji przestrzeni pracy, to komfortowe miejsce pracy),
• wyższą efektywność pracy (pracownicy nie muszą przedzierać się przez zabałaganione biuro i nie muszą tracić czasu na szukanie tego, czego potrzebują, przez co ich praca jest efektywniejsza, a produktywność wyższa),
• wyższą jakość pracy (to szczególnie dotyczy efektów pracy, które są fizyczne – czyli np. na papierze – ponieważ w bałaganie trudno jest zadbać o to, by dokumenty nie były wygniecione, by nic się nie zabrudziło itd.).

Jak widzisz, znaczenie utrzymania czystości jest ogromne i często niedoceniane.

Utrzymanie czystości w miejscu pracy – wpływ na klientów i partnerów biznesowych

Czystość przestrzeni biurowej to też kwestia wizerunku firmy – zadbane biuro buduje zaufanie klientów i partnerów. Choć mówi się o tym, by „nie oceniać książki po okładce”, to pamiętajmy też o tym, że „jak Cię widzą, tak Cię piszą” i to pierwsze wrażenie zostaje z klientem tudzież partnerem na zawsze. Również z tego powodu warto zadbać o regularne utrzymywanie czystości – a nie sprzątanie tylko od święta. Biuro nie jest miejscem, w którym na słowa „przepraszam za bałagan” klient czy partner biznesowy machnie ręką i powie „nie szkodzi”. Czyste miejsce pracy to podstawa.

Higiena w miejscu pracy a zdrowie zespołu (pracodawca a przepisy BHP dotyczące czystości)

Utrzymanie higieny to obowiązek, który wynika z przepisów BHP dotyczących czystości. Regularne sprzątanie biura, dezynfekcja powierzchni dotykowych czy wentylacja pomieszczeń znacząco ograniczają rozprzestrzenianie się wirusów i bakterii. Co ważne, zadbanie o to wszystko należy do obowiązków pracodawcy. Dlatego utrzymanie czystości wymaga albo zatrudnienia specjalnego pracownika, albo stworzenia przestrzeni (głównie chodzi o czas) pracownikom, by mogli zadbać samodzielnie o higieniczne warunki pracy. Dodatkowo, jak wcześniej wspomnieliśmy – pracownik, który funkcjonuje w czystym środowisku, rzadziej choruje i lepiej się czuje. W efekcie – jest bardziej zaangażowany w swoje obowiązki.

Ułatwienie dotyczące utrzymania czystości – odpowiednie środki czystości na wyciągnięcie ręki

Jak możesz pomóc pracownikowi w utrzymaniu porządku i standardów czystości własnego stanowiska pracy? Warto, by w zasięgu wzroku (na biurku lub w specjalnie wydzielonym miejscu w biurze – tak, by wszyscy pracownicy danego pomieszczenia mieli dostęp) znalazły się:

• środki dezynfekujące (by korzystać z nich zarówno do rąk, jak i do czyszczenia sprzętów dotykowych, np. klawiatury i touchpada w laptopie, ekranu tabletu, pilota do prezentacji itd.),
• ręczniki papierowe (do wycierania biurka, ekranu laptopa. Ponadto ręczniki papierowe powinny znajdować się w łazienkach, zamiast suszarek czy tradycyjnych ręczników. Na ten temat pisaliśmy w artykule: Dlaczego ręczniki papierowe Katrin to idealny wybór dla restauracji?),
• spray do czyszczenia np. biurka (może się przydać, gdy pracownikowi wyleje się kawa),
• środki higieny osobistej (by pracownicy nie przynosili do biura bakterii i innych drobnoustrojów chorobotwórczych z łazienki czy kuchni).

Dostęp do środków czyszczących i odkażających ma kluczowe znaczenie w kwestii higieny osobistej pracowników oraz higienicznego środowiska pracy.

Jak dbać o czystość biura bez zabierania czasu pracownikom? Poznaj codzienne nawyki utrzymania porządku – proste, skuteczne i szybkie

Zarządzanie czystością w biurze nie musi być trudne. Nie trzeba rewolucji ani codziennego, wielogodzinnego sprzątania, by regularnie dbać o porządek i higienę biura. Wystarczy kilka prostych zasad, których będą trzymać się wszyscy pracownicy:

• przed wyjściem z pracy uporządkuj swoje stanowisko (nie musisz go myć, ale poodkładaj rzeczy na miejsce, wyrzuć śmieci i od razu zobaczysz różnicę. Pamiętaj, że do zadbanego miejsca przyjemniej się wraca),

• wyrzucaj zbędne notatki i papiery na bieżąco (dzięki temu nie będą się piętrzyć. Gdy masz coś w ręce, a nie będzie już potrzebne – wyrzuć to. Jeśli odłożysz na stertę – będziesz musiał wszystko później przejrzeć drugi raz i ponownie podjąć decyzję o tym, co zostaje, a co trafia do niszczarki),

• korzystaj z organizerów i segregatorów (dzięki temu nie będziesz tracić czasu na szukanie niezbędnych rzeczy),

• przetrzyj biurko odpowiednimi środkami czystości (powinny być dostępne na wyciągnięcie ręki),

• dbaj o czystość urządzeń biurowych – klawiatury, myszy, ekranów (przyda się środek do dezynfekcji).

Co jeszcze wpływa na porządek w biurze?

Takie małe rzeczy mają ogromne znaczenie dla utrzymania czystości biura. Ale to nie wystarczy, ponieważ jeszcze większe znaczenie ma organizacja i czystość powierzchni ogólnodostępnych. Jeśli tam panuje bałagan – pracownik będzie mniej wydajny. Co z tego, że chce wyrzucić od razu zbędne dokumenty, jeśli nie może dostać się do niszczarki (lub pojemnik jest zapełniony i nikomu nie chce się go opróżnić)?

Dlatego wszyscy pracownicy powinni znać standardy czystości biura oraz swoje obowiązki (można je podzielić tak, by każdy był za coś odpowiedzialny bądź zatrudnić do tego specjalną osobę) i je wypełniać. Wtedy czystość otoczenia pracy będzie czymś oczywistym i niewymagającym wysiłku.

Usługi profesjonalnej firmy sprzątającej – kiedy warto z nich skorzystać?

Skoro wspomnieliśmy o zatrudnieniu osoby, która odpowiadałaby za regularne sprzątanie biura, pociągnijmy ten temat dalej.

Profesjonalne usługi sprzątania biur – jak zewnętrzna firma sprzątająca biura dba o czystość przestrzeni biurowej?

Firmy sprzątające biura oferują dziś szeroki zakres usług – od codziennego odkurzania i mycia podłóg po dezynfekcję powierzchni biurowych, sprzątanie kuchni i toalet. Zespół sprzątający nie musi pojawiać się w biurze codziennie – to biuro decyduje o tym, jak często chce skorzystać z usługi utrzymania czystości. Może być tak, że pracownik sprzątający przyjdzie raz w tygodniu, by np. odkurzyć, pościerać kurze, umyć ekrany, opróżnić śmietniki, niszczarkę, posprzątać toalety i łazienki itd. A dodatkowo, znacznie rzadziej, będzie myć okna, dezynfekować i czyścić ergonomiczne krzesła czy żyrandole.

Usługi firmy sprzątającej biura – dlaczego warto?

Usługi profesjonalnej firmy to idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą zadbać o odpowiedni poziom czystości bez poświęcania czasu pracowników. To także pewność, że zastosowane zostaną odpowiednie procedury i środki czystości. Ponadto zespół sprzątający zewnętrzny zadba o swoje własne bezpieczeństwo – sprzątając w rękawicach ochronnych czy maseczkach (przy używaniu silnie żrącej chemii np. w łazienkach).

Koszt usługi sprzątającej zależy od zakresu obowiązków oraz częstotliwości ich wykonywania.

Czystość i higiena biura – jak wybrać odpowiednie środki czyszczące?

Jeśli jednak nie chcesz inwestować w profesjonalne sprzątanie biur, możesz zatrudnić pojedynczego pracownika, który będzie odpowiedzialny za higienę biura, łazienek czy kuchni oraz ogólny porządek. Pamiętaj jednak o tym, że jako pracodawca musisz zapewnić:

• środki czyszczące,
• środki dezynfekujące,
• potrzebny sprzęt (np. odkurzacz),
• akcesoria (np. ręczniki papierowe, worki na śmieci, ściereczki, wiadro, mop),
• zasady bezpiecznego stosowania środków czystości,
• środki ochrony indywidualnej (np. rękawice, maseczki).

Zanim zakupisz najtańsze środki czystości do wszystkiego, musisz wiedzieć o tym, że nie tędy droga. Uniwersalne preparaty mogą się przydać do sprzątania samego biura, ale nie wyczyścisz nimi porządnie toalety. Oto kilka zasad, których warto przestrzegać przy wybieraniu środków czyszczących:

• do biurek i blatów wybieraj delikatne środki bez alkoholu,
• do łazienek – silniejsze detergenty dezynfekujące,
• do ekranów i elektroniki – specjalistyczne pianki lub ściereczki,
• do kuchni – środki antybakteryjne z atestem.

Utrzymanie czystości w biurze przez specjalnego pracownika

Musisz także zadbać o odpowiednie warunki pracy osoby odpowiedzialnej czystość zakładu pracy (czy to biura, czy powierzchni ogólnodostępnych). O co dokładnie chodzi? W budynku powinno znaleźć się wydzielone miejsce, w których będą składowane wszystkie potrzebne środki i akcesoria do sprzątania powierzchni biurowych. Ponadto muszą być regularnie dokupowane tak, by ciągle był ich zapas. Pracownik nie ma obowiązku kombinować, czym wyczyścić biurka, gdy zabrakło mu do tego celu odpowiedniego preparatu czy ręczników papierowych. To pracodawca musi zapewnić niezbędne rzeczy. Ustalcie także harmonogram sprzątania biura, by egzekwować wykonywanie obowiązków i pilnujcie przestrzegania zasad BHP podczas sprzątania.

Przestrzeń biurowa – jak ją zorganizować, by ułatwić sprzątanie biura?

Jeśli zależy Ci na tym, by zmniejszyć koszty sprzątania oraz czas, jaki pracownicy muszą codziennie poświęcić nie tylko na sprzątanie, ale także na poszukiwania potrzebnych rzeczy, warto wdrożyć proste zasady organizacji:

• nie gromadź zbędnych przedmiotów (to, czego nie musi być w biurze – niech je opuści. „Przydasie” mogą znaleźć swoje miejsce w magazynku, a śmieci – w koszu. Kalendarze sprzed 10 lat też nie wyglądają za dobrze, warto je już zdjąć),
• stosuj etykiety na szufladach i półkach (to sprawi, że regularne utrzymanie czystości będzie znacznie łatwiejsze, ponieważ każdy będzie wiedział co i gdzie znajdzie, a potem – gdzie to odłożyć),
• ogranicz ilość dekoracji na biurkach (przyda się tu tzw. polityka czystego biurka. Ustalcie zasady wspólnie i trzymajcie się ich),
• wprowadź zasadę „czystego biurka na koniec dnia” (pozwól pracownikom skończyć pracę 5 minut wcześniej, by ten czas mógł przeznaczyć na uporządkowanie miejsca pracy i przygotowanie się do kolejnego dnia).

Dzięki temu czyste biuro będzie tak naprawdę oczywistością, a osoba wykonująca usługi utrzymania czystości będzie miała znacznie wyższy komfort pracy.

Bonus: organizacja miejsca pracy nie musi być nudna – Dzień Sprzątania Biurka

Dzień Sprzątania Biurka to święto ruchome, które jest obchodzone w drugi poniedziałek stycznia. Zdajemy sobie sprawę z tego, że Twoi pracownicy mają mnóstwo obowiązków, ale może warto tego dnia wprowadzić np. 30 minut wspólnego sprzątania? To przełoży się na lepszą atmosferę w pracy (szczególnie, jeśli pracownicy będą mogli potraktować to jako formę „zabawy” albo nawet konkurencji z wyborami najładniejszego biurka w firmie). To przełoży się na większe zadowolenie ze środowiska pracy, co z kolei zwiększy zaangażowanie ludzi. Przy okazji zadbasz też o wizerunek swojej firmy – to sytuacja, w której każdy wygrywa.

Utrzymanie higieny i sprzątanie powierzchni biurowych – podsumowanie

By utrzymać czystość biura nie trzeba wiele wysiłku. Wystarczy na co dzień trzymać się kilku prostych zasad (np. odkładania rzeczy na miejsce czy pozbywania się zbędnych rzeczy od razu) i dodatkowo zatrudnić osobę, która będzie odpowiadała za regularne utrzymanie czystości lub firmę, która wykonuje usługi sprzątania biur. Warto zadbać o tę kwestię, ponieważ wysokie standardy czystości są ważne nie tylko dla zdrowia i komfortu pracy zatrudnionych osób, ale także tego, jak będzie postrzegana firma przez osoby z zewnątrz – klientów czy partnerów. Pamiętaj także, że im niższy poziom higieny biura, tym większe koszty ponosisz (np. w postaci absencji pracowników).